La archivística es el estudio
teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al
almacenamiento de
documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). Francisco Fuster
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de
almacenamiento,
conservación y
restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los
medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La
disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha
información y el uso que le será dado, y aunque esta
profesión se haya relacionado frecuentemente con las
bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de
pequeñas organizaciones.
La archivística se enseña como
ciencia en muchas
universidades; en programas de
Biblioteconomía,
Documentación y
Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de
Historia.
ii. la archivística y sus ciencias afines
tema 8: la Archivística: ciencia interdisciplinar
Concepto de Ciencia Auxiliar.
Difícilmente una Ciencia o una disciplina poseen autonomía científica.
Las disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro científico en su trabajo o en su investigación, pueden ser consideradas por éste como auxiliares en cuanto que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo específico. El carácter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras, de manera que si la Archivística estima como auxiliares a la Paleografía e incluso a la Historia, la Archivística puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de éstas.
La Archivística: Una Ciencia Interdisciplinar.
El punto de analogía entre estas disciplinas es el documento en cuanto que es objeto de todas ellas. Pero si la Diplomática analiza los testimonios escritos en sí mismos, uno por uno, la Archivística los considera como un conjunto documental formando un todo procedente del mismo origen.
El archivero es alguien distinto al historiador, al diplomatista o al paleógrafo. El diplomatista estudia las partes, la estructura del documento, el paleógrafo se interesa por ese mismo documento desde el punto de vista de su escritura, el sigilógrafo sólo se ocupa de éste en su circunstancia validativa, es decir, el sello, el historiador, en cambio, le afecta fundamentalmente el contenido, el asunto sobre el que trata para elaborar una tesis.
Son diferentes maneras de preguntar a los documentos y distintas respuestas. El archivero ha de cuestionarlas y contestarlas todas. De aquí la necesidad del conocimiento de todas estas disciplinas.
Diplomática.
La Archivística mantiene una gran relación con la Diplomática que es la ciencia que estudia el documento, analiza sus aspectos externos e internos para establecer las diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias; todo con el fin de determinar la autenticidad de los documentos.
Los orígenes de la Diplomática se encuentran en el s. XVII. Su objeto ha sido siempre el documento jurídico aislado, con la finalidad de establecer el método crítico con que el documento ha de ser estudiado a través de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del texto para determinar su valor como testimonio histórico, para lo cual es necesario establecer su tipología.
El despegue de las dos ciencias se produce en el S.XIX con la aparición del principio de procedencia, pero los límites de la Diplomática no pasan habitualmente las fronteras cronológicas de la Edad Media, y no se ha tenido en cuenta el documento actual, que también es un texto escrito con valoración y contenido jurídico que sirve de prueba o de testimonio histórico fidedigno, excepto la tendencia alemana.
Los archiveros han tenido que suplir esta falta de estudios realizando ellos mismos, en ocasiones, el trabajo que sería propio de los diplomatistas.
Paleografía.
La Paleografía es la ciencia que trata del conocimiento y a interpretación de la escritura, y que estudia sus orígenes y evolución. La Paleografía no se queda en la lectura sino que analiza los sistemas escriturarios.
El archivero necesita tanto de la Paleografía de lectura como de la de análisis, que es la que establece las características de cada sistema de escritura, su evolución y los diferentes tipos de cada sistema. Esto permite, por ejemplo, datar documentos sin fecha.
La relación de la Paleografía respecto de la Archivística no está directamente en los archivos sino en los documentos, en su escritura. Pero aunque esto sea así, los documentos tienen diferencias de amplitud para unos y para otros: En los documentos analizados por el paleógrafo, a partir de la escritura, entran también los manuscritos que, al ser obras literarias, no son objeto de atención de los archiveros, y en cuanto al tratamiento hay también diferencias: los paleógrafos no necesitan la organización de los documentos. En relación con la Paleografía, y por su conexión con la escritura, hemos de hacer alusión a la Neografía y a la Caligrafía.
A diferencia de la Diplomática, la Paleografía no se ha estancado. Ha surgido una nueva Paleografía como historia de la escritura.
Cronología.
Es aquella disciplina que trata del cómputo del tiempo de los acontecimientos históricos. No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, según los pueblos o países y según las épocas.
Hay que destacar su necesidad para el archivero en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificación.
Sigilografía.
Es la disciplina encargada del estudio de los sellos empleados para autorizar documentos, cerrar pliegos, etc. Es auxiliar de la Archivística en cuanto que el sello es parte de los documentos de archivo, a los que valida, cierra o marca. Como tal debe ser conocido por la Archivística para ser recogido, conservado, descrito y servido en el archivo.
Historia de las Instituciones Españolas.
Si la Diplomática, la Paleografía, la Cronología o la Sigilografía se presentan como disciplinas auxiliares indispensables para las tareas descriptivas, la historia institucional se hace inexcusable para las tareas de organización. La Historia de las instituciones Españolas estudia las organizaciones, la jurisdicción, las competencias y la evolución de las distintas instituciones de gobierno a lo largo del tiempo. El archivero parte, en muchos casos, de la historia de las instituciones para ordenar un fondo. Aunque, en ocasiones, no existen dichos estudios y es él mismo quien debe elaborarlos.
Derecho Administrativo.
También es necesario para el archivero el derecho administrativo. La mayoría de los documentos conservados en nuestros archivos han sido generados por la administración. Desde el siglo XIX, estos documentos se generan de acuerdo con unas normas y procedimientos que fijan los pasos a seguir por la administración en la resolución de sus asuntos. El conocimiento del derecho administrativo permite al archivero una mejor comprensión de los documentos contemporáneos y ayuda a estudiar la tipología documental de éstos para establecer las diferentes series que se forman en cada dependencia de cualquier institución. Además le permite realizar el expurgo de los documentos porque es el derecho administrativo el que establece los plazos de vigencia administrativa.
Informática.
Ante las nuevas tecnologías informáticas el archivero no puede estar ajeno, sobre todo teniendo en cuenta que esta técnica puede ser una ayuda decisiva en su trabajo.
La Informática, desde el punto del archivero, es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivística. Ante la automatización de los fondos documentales hay que plantearse dos campos, el de los archivos administrativos y el de los archivos históricos y que en estos últimos sobre todo, existen tareas de organización en sus actividades de clasificación, que difícilmente pueden ser solucionadas por el ordenador.
Existe una gran dificultad en la automatización de los archivos porque un mismo programa no puede aplicarse a distintos archivos.
Otras disciplinas y técnicas.
Bibliografía y Fuentes de información: Es importante que el archivero las conozca y sepa manejarlas y elaborarlas.
Conservación y restauración.
Legislación: Es la disciplina que realmente genera los documentos. Además es muy importante en lo referido al acceso a documentos de archivo.
Reprografía: Se ha incorporado de forma masiva a los archivos (fotografía, fotocopias,...). Es necesario tener personal especializado porque hay que hacer microfilmaciones de seguridad,...
